कार्य रिपोर्ट कैसे लिखें (चित्रों के साथ)

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कार्य रिपोर्ट कैसे लिखें (चित्रों के साथ)
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Anonim

एक कार्य रिपोर्ट लिखना भारी लग सकता है, लेकिन यह आपके विचार से आसान हो सकता है। कार्य रिपोर्ट का उपयोग आमतौर पर किसी कार्य परियोजना पर आपकी प्रगति की व्याख्या करने या कार्यस्थल के मुद्दे के संबंध में आपके निष्कर्ष और सिफारिशें प्रदान करने के लिए किया जाता है। एक प्रभावी कार्य रिपोर्ट को आसानी से लिखने के लिए, अपने उद्देश्य, दर्शकों, शोध और संदेश पर विचार करके शुरुआत करें। फिर, व्यावसायिक रिपोर्ट के लिए एक विशिष्ट प्रारूप का उपयोग करके अपनी रिपोर्ट का मसौदा तैयार करें। अंत में, आप इसे प्रभावी बनाने के लिए रिपोर्ट को संशोधित कर सकते हैं।

कदम

3 का भाग 1: कार्य रिपोर्ट की योजना बनाना

एक कार्य रिपोर्ट लिखें चरण 1
एक कार्य रिपोर्ट लिखें चरण 1

चरण 1. अपनी रिपोर्ट के उद्देश्य और विषय की पहचान करें।

कुछ मामलों में, आपसे रिपोर्ट के लिए कहा जा सकता है। आपके उद्देश्य या विषय को अनुरोध में शामिल किए जाने की संभावना है। यदि आप अपने उद्देश्य या विषय के बारे में सुनिश्चित नहीं हैं, तो विचार करें कि आप अपने दर्शकों को क्या संदेश भेज रहे हैं। स्पष्टीकरण के लिए आप अपने बॉस या पर्यवेक्षक से भी बात कर सकते हैं।

उदाहरण के लिए, आपका उद्देश्य किसी व्यावसायिक समस्या का विश्लेषण करना, उस परियोजना के परिणामों की व्याख्या करना, जिस पर आपने काम किया है, या अपने पर्यवेक्षक को अपनी कार्य प्रगति का अवलोकन प्रदान करना हो सकता है।

एक कार्य रिपोर्ट लिखें चरण 2
एक कार्य रिपोर्ट लिखें चरण 2

चरण 2. एक स्वर और भाषा चुनें जो आपके दर्शकों के अनुकूल हो।

इस बात पर विचार करें कि आपके दर्शक पहले से क्या जानेंगे, साथ ही वे किस स्तर के शब्दजाल को समझेंगे। कार्य रिपोर्ट लिखते समय, आप आम जनता के लिए लिखने की तुलना में अक्सर अधिक पेशेवर भाषा और शब्दजाल का उपयोग कर सकते हैं।

  • आपकी रिपोर्ट कौन पढ़ेगा? ऐसे किसी भी व्यक्ति को शामिल करें जो आपकी ऑडियंस में रिपोर्ट का यथोचित उपयोग कर सकता है।
  • यदि आप विभिन्न प्रकार के पाठकों के लिए लिख रहे हैं, तो अपने कम से कम सूचित पाठक को समझने के लिए सभी आवश्यक जानकारी शामिल करें। हालाँकि, प्रत्येक अनुभाग के लिए शीर्षकों का उपयोग करें ताकि सूचित पाठक उन सूचनाओं को छोड़ सकें जो उनके लिए निरर्थक हैं। आप प्रत्येक ऑडियंस की चिंताओं को दूर करने के लिए अनुभाग भी शामिल कर सकते हैं।
एक कार्य रिपोर्ट लिखें चरण 3
एक कार्य रिपोर्ट लिखें चरण 3

चरण 3. यदि लागू हो तो अपने शोध और सहायक सामग्री को इकट्ठा करें।

उन सामग्रियों को शामिल करें जिनका उपयोग आपने अपने निष्कर्ष पर पहुंचने या अपनी सिफारिशों को विकसित करने के लिए किया है। आप अपनी रिपोर्ट तैयार करते समय इन सामग्रियों का उल्लेख करेंगे, साथ ही आपको उन्हें अपनी रिपोर्ट के परिशिष्टों में शामिल करने की आवश्यकता हो सकती है। अपनी रिपोर्ट तैयार करते समय आपके द्वारा शामिल की जा सकने वाली सामग्रियों के प्रकार यहां दिए गए हैं:

  • वित्तीय जानकारी
  • चार्ट
  • रेखांकन
  • सांख्यिकीय जानकारी
  • सर्वेक्षण
  • प्रश्नावली
  • विशेषज्ञों, सहकर्मियों, ग्राहकों आदि के साथ साक्षात्कार।
एक कार्य रिपोर्ट लिखें चरण 4
एक कार्य रिपोर्ट लिखें चरण 4

चरण 4. यदि आप प्रगति रिपोर्ट लिख रहे हैं तो अपनी प्रगति की समीक्षा करें।

एक अच्छी प्रगति रिपोर्ट आपके द्वारा किए गए कार्य का त्वरित अवलोकन प्रदान करेगी, आप आगे क्या करने वाले हैं, और क्या परियोजना ट्रैक पर है या नहीं। इसे लोगों के आपके प्रोजेक्ट के बारे में सवालों के जवाब के रूप में सोचना सबसे अच्छा है। आपकी रिपोर्ट में शामिल करने के लिए ये चीज़ें हैं:

  • क्या परियोजना का दायरा बदल गया है?
  • पिछली प्रगति रिपोर्ट के बाद से आपने क्या कार्य किए हैं?
  • आप आगे क्या कार्य करने जा रहे हैं?
  • क्या आप परियोजना को समय पर पूरा करने की राह पर हैं? यदि नहीं, तो क्यों?
  • आपने किन बाधाओं का सामना किया है, और आप उन्हें कैसे दूर करेंगे?
  • क्या आपने इस महीने कोई सबक सीखा?
एक कार्य रिपोर्ट लिखें चरण 5
एक कार्य रिपोर्ट लिखें चरण 5

चरण 5. अपनी रिपोर्ट में शामिल करने के लिए आवश्यक जानकारी की रूपरेखा तैयार करें।

अपने लेखन को निर्देशित करने में मदद करने के लिए अपने विचारों को एक ढीली रूपरेखा में लिखें। जैसा कि आप रूपरेखा तैयार करते हैं, अपनी रिपोर्ट के लिए शीर्षक विकसित करें ताकि आप जो कहना चाहते हैं उसे व्यवस्थित कर सकें। आपकी रूपरेखा को साफ-सुथरा या अच्छी तरह से विकसित होने की आवश्यकता नहीं है, क्योंकि यह केवल आपके उपयोग के लिए है।

  • ज्यादातर मामलों में, आप अपने परिणामों, निष्कर्षों या सिफारिशों की व्याख्या करके अपनी रिपोर्ट शुरू करेंगे। फिर, समझाएं कि आप इस बिंदु पर कैसे पहुंचे और यदि लागू हो तो आपके तर्क।
  • यदि आप एक विवादास्पद निष्कर्ष या सिफारिश करने वाले हैं, तो पहले अपनी प्रक्रिया और तर्क की व्याख्या करें ताकि आपके दर्शक समझ सकें कि आप इस विचार पर क्यों पहुंचे।

3 का भाग 2: कार्य रिपोर्ट तैयार करना

एक कार्य रिपोर्ट लिखें चरण 13
एक कार्य रिपोर्ट लिखें चरण 13

चरण 1. एक कवर या शीर्षक पृष्ठ का प्रयोग करें।

आपके शीर्षक पृष्ठ में आपकी रिपोर्ट का नाम, उसके बाद आपके द्वारा इसे एक अलग पंक्ति में प्रस्तुत करने की तिथि दी जानी चाहिए। तीसरी पंक्ति में, सभी लेखकों के नाम सूचीबद्ध करें। फिर चौथी लाइन पर अपने संगठन का नाम लिखें।

  • कुछ मामलों में, आप यह बताने के लिए एक कवर लेटर भी शामिल कर सकते हैं कि आपने रिपोर्ट क्यों लिखी, इसमें क्या शामिल है, और आपको क्या लगता है कि आगे क्या करने की आवश्यकता है। यह उन रिपोर्टों के लिए अधिक सामान्य है जिन्हें तैयार करने में लंबा समय लगा है या पाठक द्वारा रिपोर्ट को देखने से पहले अतिरिक्त स्पष्टीकरण की आवश्यकता है।
  • एक प्रगति रिपोर्ट के लिए, शीर्षक पृष्ठ पर अपना नाम, परियोजना का नाम, तिथि और रिपोर्टिंग अवधि सूचीबद्ध करें। प्रत्येक आइटम को एक अलग लाइन पर रखें। आप प्रत्येक पंक्ति को "नाम," "प्रोजेक्ट का नाम," "तिथि," और "रिपोर्टिंग अवधि" के साथ लेबल कर सकते हैं या आप केवल जानकारी सूचीबद्ध कर सकते हैं।
  • अपने बॉस से पूछें कि क्या आपकी कार्य रिपोर्ट को प्रारूपित करने के लिए विशिष्ट सिफारिशें हैं। आपकी रिपोर्ट तैयार करने के लिए वे आपके सर्वोत्तम संसाधन हैं।
एक कार्य रिपोर्ट लिखें चरण 14
एक कार्य रिपोर्ट लिखें चरण 14

चरण 2. मुख्य जानकारी का विवरण देते हुए एक कार्यकारी सारांश प्रदान करें।

अपने निष्कर्ष, औचित्य और सिफारिशें शामिल करें। यह किसी को पूरे पेपर को पढ़े बिना आपकी रिपोर्ट के मुख्य बिंदुओं को समझने की अनुमति देता है। आपको विस्तृत विवरण लिखने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन पाठक को यह समझना चाहिए कि रिपोर्ट किस बारे में है। आपका कार्यकारी सारांश.5 से 1 पृष्ठ लंबा होना चाहिए।

  • आपको पूरी रिपोर्ट को संक्षेप में प्रस्तुत करने की आवश्यकता नहीं है। केवल रिपोर्ट में सबसे महत्वपूर्ण विचारों पर ध्यान केंद्रित करें, जैसे प्रमुख अनुशंसाएं या निष्कर्ष जो आप प्रस्तुत कर रहे हैं।
  • यदि आप प्रगति रिपोर्ट लिख रहे हैं, तो आप इस अनुभाग को छोड़ सकते हैं।
एक कार्य रिपोर्ट लिखें चरण 15
एक कार्य रिपोर्ट लिखें चरण 15

चरण 3. सामग्री की एक तालिका शामिल करें जो आपकी रिपोर्ट में सूचीबद्ध है।

सामग्री की तालिका में अनुभाग शीर्षकों की सूची बनाएं, साथ ही उस पृष्ठ संख्या को भी सूचीबद्ध करें जहां वह अनुभाग शुरू होता है। इससे आपके पाठक आपकी रिपोर्ट को आसानी से नेविगेट कर सकते हैं और अपनी जरूरत की जानकारी ढूंढ सकते हैं।

  • प्रत्येक अनुभाग के लिए शीर्षकों और शीर्षकों का उपयोग करें ताकि आपकी रिपोर्ट को पढ़ना आसान हो।
  • यदि आप एक प्रगति रिपोर्ट लिख रहे हैं, तो आमतौर पर आपको सामग्री की तालिका शामिल करने की आवश्यकता नहीं होती है, जब तक कि आपका बॉस आपको पसंद न करे। हालांकि, अपनी रिपोर्ट को नेविगेट करना आसान बनाने के लिए प्रत्येक अनुभाग के लिए शीर्षक और शीर्षलेख शामिल करें।
एक कार्य रिपोर्ट लिखें चरण 16
एक कार्य रिपोर्ट लिखें चरण 16

चरण 4. रिपोर्ट का अवलोकन प्रदान करने के लिए एक परिचय लिखें।

पाठक को बताएं कि आपको यह कार्य रिपोर्ट लिखने के लिए क्या प्रेरित किया। रिपोर्ट के आसपास के संदर्भ को सारांशित करें, और अपने उद्देश्य की व्याख्या करें। उन प्रश्नों का पूर्वावलोकन करें जिनका आप उत्तर देंगे या जो समस्या आप हल करेंगे। अपनी रिपोर्ट का दायरा, साथ ही इसकी सामग्री का रोड मैप दें।

  • आपका परिचय लंबा नहीं होना चाहिए। प्रत्यक्ष और विशिष्ट बनें ताकि आपका पाठक लंबे स्पष्टीकरण के बिना संदर्भ और उद्देश्य को समझ सके।
  • अपने परिचय के लिए 2-4 अनुच्छेद लिखिए।
  • एक प्रगति रिपोर्ट के लिए, आपका परिचय केवल 1-2 पैराग्राफ लंबा होना चाहिए। इसे आपकी परियोजना का सारांश देना चाहिए और आप क्या हासिल करने की उम्मीद करते हैं। आप उस कार्य का पूर्वावलोकन भी कर सकते हैं जिसे आपने पूरा कर लिया है और आप आगे क्या करने की योजना बना रहे हैं।
एक कार्य रिपोर्ट लिखें चरण 17
एक कार्य रिपोर्ट लिखें चरण 17

चरण 5. आपके द्वारा प्रस्तुत किए जा रहे परिणामों या निष्कर्षों की व्याख्या करें।

इस परियोजना से संबंधित आपके द्वारा पूर्ण किए गए शोध या मूल्यांकन का एक बुनियादी अवलोकन दें। फिर, अपने निष्कर्षों पर चर्चा करें और उनकी व्याख्या करें और वे आपकी रिपोर्ट के विषय से कैसे संबंधित हैं।

  • ज्यादातर मामलों में, इस खंड में एक परिचयात्मक पैराग्राफ और आपके द्वारा प्राप्त किए गए निष्कर्षों की एक सूची शामिल होगी।
  • यहाँ एक निष्कर्ष कैसा दिख सकता है: "1. हमारी आबादी बूढ़ी हो रही है, जिससे हमारे ग्राहकों के बीच स्वास्थ्य संबंधी जोखिम बढ़ रहे हैं।"
  • यदि आप प्रगति रिपोर्ट लिख रहे हैं, तो आपके पास प्रस्तुत करने के लिए कोई परिणाम या निष्कर्ष नहीं होगा। इसके बजाय, अपने परिचय के बाद अनुभाग में अपनी उपलब्धियों या पूर्ण किए गए कार्यों को सूचीबद्ध करें। आप इस खंड में 2-4 वाक्यों का एक छोटा पैराग्राफ भी प्रदान कर सकते हैं। हालाँकि, एक सूची आमतौर पर पर्याप्त होती है। आप "फेस्टिवल टेंट के लिए भुगतान करने के लिए $200 जुटाए गए", "त्योहार योजना के प्रबंधन के लिए आपकी पार्टी योजना के साथ अनुबंधित" और "सार्वजनिक इनपुट इकट्ठा करने के लिए 1500 निवासियों का सर्वेक्षण किया" सूचीबद्ध कर सकते हैं।
एक कार्य रिपोर्ट लिखें चरण 18
एक कार्य रिपोर्ट लिखें चरण 18

चरण 6. आगे बढ़ने के लिए अपनी सिफारिशें दें।

आपकी सिफारिशों से स्पष्ट होना चाहिए कि भविष्य में क्या होगा। बताएं कि आपके समाधान क्या हल करेंगे, और वे आपके निष्कर्षों से कैसे संबंधित हैं। अपना स्पष्टीकरण लिखने के बाद, अपनी अनुशंसाओं को एक क्रमांकित सूची में प्रदान करें, प्रत्येक को एक क्रिया से शुरू करें। अपनी सिफारिशों को सबसे महत्वपूर्ण से कम से कम महत्वपूर्ण तक सूचीबद्ध करें।

  • उदाहरण के लिए, आप लिख सकते हैं, “१. सभी कर्मचारियों को सीपीआर करने के लिए प्रशिक्षित करें।"
  • यदि आप एक प्रगति रिपोर्ट लिख रहे हैं, तो आप इसके बजाय उन अगले कार्यों या लक्ष्यों को सूचीबद्ध करेंगे जिन्हें आप अपनी आगामी कार्य अवधि में पूरा करने की योजना बना रहे हैं। उदाहरण के लिए, आप "उत्सव के लिए विक्रेता खोजें", "त्योहार डिजाइन को मंजूरी दें" और "प्रचार पोस्टर ऑर्डर करें" सूचीबद्ध कर सकते हैं।
एक कार्य रिपोर्ट लिखें चरण 19
एक कार्य रिपोर्ट लिखें चरण 19

चरण 7. अपने निष्कर्ष पर पहुंचने के लिए अपनी प्रक्रिया और तर्क पर चर्चा करें।

बताएं कि आपने विषय, समस्या या समस्या से कैसे संपर्क किया। अपने निष्कर्षों की समीक्षा करें, फिर बताएं कि वे आपकी सिफारिशों को कैसे आगे बढ़ाते हैं। अपनी चर्चा को अलग-अलग अनुभागों में शीर्षकों के साथ अलग करें जो आपके पाठक को बताएं कि उस अनुभाग में क्या शामिल है।

  • इसमें आपके शोध और मूल्यांकन की लंबी चर्चा शामिल है।
  • यह खंड आपकी रिपोर्ट में सबसे लंबा होना चाहिए।
  • यदि आप प्रगति रिपोर्ट लिख रहे हैं, तो आप इस अनुभाग को छोड़ सकते हैं। इसके स्थान पर, परियोजना पर काम करते समय आपके सामने आने वाली बाधाओं के साथ-साथ आपने उन्हें कैसे पार किया, इस पर एक अनुभाग शामिल करें। आप लिख सकते हैं, "कई निवासियों ने सर्वेक्षण वापस नहीं किया क्योंकि इसमें प्रीपेड डाक शामिल नहीं था। आगे बढ़ते हुए, हम अपने सर्वेक्षणों में डाक शुल्क शामिल करेंगे या निवासियों को अपना सर्वेक्षण डिजिटल रूप से करने का विकल्प देंगे।"
एक कार्य रिपोर्ट लिखें चरण 20
एक कार्य रिपोर्ट लिखें चरण 20

चरण 8. अपनी रिपोर्ट तैयार करने में आपके द्वारा उपयोग किए गए संदर्भों की सूची बनाएं।

संदर्भों में जर्नल लेख, समाचार लेख, साक्षात्कार, सर्वेक्षण, प्रश्नावली, सांख्यिकीय निष्कर्ष और अन्य संबंधित जानकारी शामिल हो सकती है। "संदर्भ" पृष्ठ को लेबल करते हुए, अपनी रिपोर्ट के अंत में इन संदर्भों का उल्लेख करें।

  • जब तक अन्यथा निर्देश न दिया जाए, व्यावसायिक रिपोर्ट के लिए एपीए स्वरूपण का उपयोग करें।
  • यदि आप प्रगति रिपोर्ट तैयार कर रहे हैं तो आप इस अनुभाग को छोड़ सकते हैं।
एक कार्य रिपोर्ट लिखें चरण 21
एक कार्य रिपोर्ट लिखें चरण 21

चरण 9. सर्वेक्षण, प्रश्नावली, या ईमेल जैसी सामग्री के लिए परिशिष्ट प्रदान करें।

प्रत्येक कार्य रिपोर्ट को परिशिष्टों की आवश्यकता नहीं होती है। हालाँकि, आप उन्हें शामिल कर सकते हैं यदि आप अपने पाठक को आपके द्वारा संदर्भित सामग्री या अतिरिक्त जानकारी प्रदान करना चाहते हैं जो उन्हें विषय या आपके निष्कर्षों को बेहतर ढंग से समझने में मदद कर सकती है। प्रत्येक परिशिष्ट को एक अलग अक्षर से लेबल करें।

  • उदाहरण के लिए, आपके पास "परिशिष्ट ए," "परिशिष्ट बी," और "परिशिष्ट सी" हो सकता है।
  • यदि आप प्रगति रिपोर्ट लिख रहे हैं, तो आपको इस अनुभाग को शामिल करने की आवश्यकता नहीं है।
एक कार्य रिपोर्ट लिखें चरण 12
एक कार्य रिपोर्ट लिखें चरण 12

चरण 10. अपने निष्कर्षों या प्रगति को सारांशित करते हुए एक संक्षिप्त निष्कर्ष शामिल करें।

आपको निष्कर्ष शामिल करने की आवश्यकता नहीं हो सकती है, लेकिन एक लिखना आपके प्रयासों का एक अच्छा पुनर्कथन प्रदान कर सकता है। अपनी रिपोर्ट में आपके द्वारा प्रस्तुत की गई जानकारी को सारांशित करते हुए अपने निष्कर्ष को 3-4 वाक्यों में रखें।

आप लिख सकते हैं, "कला उत्सव योजना परियोजना समय पर पूरा होने की राह पर है। हमने अपनी पूर्व-नियोजन गतिविधियों का 90% पूरा कर लिया है और अब हम क्रय सामग्री पर ध्यान केंद्रित कर रहे हैं। इस परियोजना में कोई बड़ी बाधा नहीं है, लेकिन हम भविष्य में आने वाली किसी भी समस्या का समाधान करेंगे।”

3 का भाग 3: अपनी रिपोर्ट को प्रभावी बनाना

एक कार्य रिपोर्ट लिखें चरण 6
एक कार्य रिपोर्ट लिखें चरण 6

चरण 1. अपने दर्शकों को रिपोर्ट नेविगेट करने में मदद करने के लिए स्पष्ट शीर्षकों का उपयोग करें।

ऐसे शीर्षक बनाएं जो सीधे और सीधे बिंदु पर हों। पाठक को ठीक से पता होना चाहिए कि आपकी रिपोर्ट में क्या शामिल है।

  • आपके शीर्षकों में शामिल हो सकते हैं: परिचय, पूर्ण कार्य, अगली तिमाही के लिए लक्ष्य, बाधाएं और समाधान, और निष्कर्ष।
  • अपनी रिपोर्ट में जानकारी को फिट करने के लिए अपने शीर्षकों को तैयार करें।
  • प्रगति रिपोर्ट के लिए, आपके दर्शक आपके पर्यवेक्षक, टीम या ग्राहक होंगे।
एक कार्य रिपोर्ट लिखें चरण 22
एक कार्य रिपोर्ट लिखें चरण 22

चरण 2. अपने विचारों को व्यक्त करने के लिए सरल, सीधी भाषा का प्रयोग करें।

एक कार्य रिपोर्ट में बड़े शब्दों और रचनात्मक वाक्यों को शामिल करने की आवश्यकता नहीं होती है। आपको बस अपनी बात पाठक तक पहुंचाने की जरूरत है। अपने विचारों को यथासंभव सरल शब्दों में व्यक्त करें, सही बिंदु पर पहुंचें।

आप लिखेंगे, "चौथी तिमाही के लिए राजस्व ५०% ऊपर है," इसके बजाय, "चौथी तिमाही की शानदार आय उत्पन्न करने के लिए राजस्व में ५०% की वृद्धि हुई है।"

एक कार्य रिपोर्ट लिखें चरण 23
एक कार्य रिपोर्ट लिखें चरण 23

चरण 3. अपनी रिपोर्ट को यथासंभव संक्षिप्त रखने के लिए संक्षिप्त लेखन का उपयोग करें।

आवश्यकता से अधिक लिखने से आपका समय और आपके पाठकों का समय दोनों बर्बाद होता है। फ्लफ़ को काटें और सीधे अपनी बात पर पहुँचें।

  • ध्यान रखें कि कुछ कार्य रिपोर्ट लंबी हो सकती हैं, क्योंकि उनमें बहुत सारी जानकारी शामिल हो सकती है। हालाँकि, आपका लेखन अभी भी संक्षिप्त होना चाहिए।
  • यह लिखना ठीक है, "बिक्री कर्मचारियों द्वारा कोल्ड कॉलिंग लागू करने के बाद पिछली तिमाही में बिक्री में वृद्धि हुई," इसके बजाय, "हमने पिछली बिक्री तिमाही में राजस्व में तेजी से वृद्धि देखी क्योंकि हमारे प्रतिभाशाली, समर्पित बिक्री वाले लोगों ने संभावित ग्राहकों को कोल्ड कॉल करना शुरू कर दिया था। उन्हें और उत्पाद खरीदने के लिए कहें।"
एक कार्य रिपोर्ट लिखें चरण 24
एक कार्य रिपोर्ट लिखें चरण 24

चरण 4. वस्तुनिष्ठ और गैर-भावनात्मक भाषा का उपयोग करके अपने विचार व्यक्त करें।

तथ्यों पर टिके रहें और पाठक को विषय के वस्तुनिष्ठ दृष्टिकोण के आधार पर निष्कर्ष निकालने दें। जब आप किसी मुद्दे पर आगे बढ़ने के लिए सिफारिशें कर रहे हों, तो उन्हें मनाने के लिए पाठक की भावनाओं को जगाने की कोशिश न करें। पाठक को तथ्यों के एक वस्तुनिष्ठ दृष्टिकोण के आधार पर अपने स्वयं के विचार और निर्णय लेने की अनुमति दें।

लिखने के बजाय, "विघटित कर्मचारियों के सदस्यों का मनोबल कम है, जिससे कार्यालय एक बेकार मशीन की तरह महसूस कर रहा है," आप लिख सकते हैं, "स्टाफ सदस्य जिनकी उत्पादकता संख्या दूसरों की तुलना में कम है, उन्होंने महसूस किया कि वे वंचित महसूस कर रहे हैं।"

एक कार्य रिपोर्ट लिखें चरण 25
एक कार्य रिपोर्ट लिखें चरण 25

चरण 5. अधिकांश रिपोर्टों में कठबोली, साथ ही "I" शब्द का उपयोग करने से बचें।

यदि आप किसी ऐसे प्रोजेक्ट के बारे में लिख रहे हैं जिस पर आप अकेले काम कर रहे हैं, तो प्रगति रिपोर्ट में "I" का उपयोग करना उचित हो सकता है। अन्यथा, अपनी कार्य रिपोर्ट में "I" या किसी भी कठबोली शब्दों का प्रयोग न करें। हालांकि, जब आप अपने इच्छित पाठक की ओर एक वाक्य निर्देशित कर रहे हों तो "आप" का उपयोग करना ठीक है।

अपनी पूरी रिपोर्ट में अपनी भाषा पेशेवर रखें।

एक कार्य रिपोर्ट लिखें चरण 26
एक कार्य रिपोर्ट लिखें चरण 26

चरण 6. यह सुनिश्चित करने के लिए अपनी रिपोर्ट को प्रूफरीड करें कि उसमें त्रुटियां न हों।

व्याकरण और वर्तनी की त्रुटियां आपकी कार्य रिपोर्ट की व्यावसायिकता को कमजोर कर देंगी। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप टाइपो, खराब वाक्यांश, या गलत तरीके से उपयोग किए गए शब्द नहीं हैं, यह सुनिश्चित करने के लिए रिपोर्ट को पढ़ना आवश्यक है। अपनी रिपोर्ट को कम से कम दो बार प्रूफरीड करना सबसे अच्छा है।

  • यदि आप कर सकते हैं, तो किसी अन्य व्यक्ति से आपके लिए अपनी रिपोर्ट को ठीक करने के लिए कहें, क्योंकि अपनी सभी गलतियों को पहचानना मुश्किल है।
  • यदि समय मिले, तो अपनी रिपोर्ट को प्रूफरीड करने से पहले कम से कम 24 घंटे के लिए अलग रख दें।

टिप्स

  • अपनी पहली कार्य रिपोर्ट लिखने के बाद, आप इसे भविष्य की रिपोर्ट के लिए एक टेम्पलेट के रूप में उपयोग कर सकते हैं।
  • आपके कार्यस्थल में कार्य रिपोर्ट के लिए एक खाका हो सकता है। यह देखने के लिए अपने पर्यवेक्षक से बात करें कि क्या आप अपनी रिपोर्ट के लिए टेम्पलेट का उपयोग कर सकते हैं।
  • यदि आप कर सकते हैं, तो अपने रिपोर्ट प्रारूप को अपने व्यवसाय या संगठन की मौजूदा कार्य रिपोर्ट पर आधारित करें। अपने कार्यालय में फाइलों की जांच करें या मौजूदा रिपोर्ट की एक प्रति के लिए अपने सहकर्मी या पर्यवेक्षक से पूछें।

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